法律分析：
负数即红字,只有发生退货时,而且是跨月的对方和本公司都已入帐要取得购货方当地国税机关出具的退货证明,本单位才可去领负数申请表再经国税局批准方可开具负数.
一般纳税人发生销售货物、提供应税劳务开具专用后,如发生销货退回、销售折让以及原蓝字专用填开错误等情况.
使用电脑开票系统开票时,千万要注意,普通可根据实际情况,据实开具,专用要开负数,必须事先报主管税务机关审批,否则不但无效,而且还违规.
法律依据：
《专用使用规定》 第十九条 销售方凭购买方提供的《通知单》开具红字专用，在防伪税控系统中以销项负数开具。红字专用应与《通知单》一一对应。并没有规定必须于取得《通知单》当月开具红字专用。